Khi phát hiện mình đã làm mất mã vận đơn, bạn cần xử lý như sau:
Báo ngay cho đơn vị vận chuyển về tình trạng mã vận đơn của bạn bị mất. Nếu không nhớ mã vận đơn, bạn có thể cung cấp các thông tin liên quan còn lại trên vận đơn như thông tin người nhận, thông tin người gửi, số điện thoại, loại hàng hóa
Chủ động xin cấp lại mã vận đơn, lưu ý phải theo đúng quy trình và thủ tục của mỗi đơn vị vận chuyển hàng hóa. Những quy trình, thủ tục này sẽ không giống nhau ở mỗi đơn vị chuyển phát. Quá trình xin cấp lại vận đơn có thể sẽ mất khá nhiều thời gian để kiểm tra lại đơn hàng trước khi được cấp lại. Lưu ý, việc cấp lại vận đơn ít nhiều sẽ phát sinh chi phí để kiểm tra và cấp lại.
Trong trường hợp bạn là người nhận hàng, khi mất mã vận đơn bạn có thể liên hệ với người bán. Người bán sẽ trực tiếp kiểm tra và theo dõi đơn hàng của bạn một cách dễ dàng trên hệ thống của đơn vị chuyển phát. Hoặc bạn cũng có thể liên hệ với người bán để nhờ họ cung cấp mã hàng bạn đã đặt. Lưu ý thêm là bạn nên gửi lại mẫu đã đặt để người bán có cơ sở kiểm tra nhanh chóng, đỡ mất thời gian.
Đối với đơn vị chuyển phát
Sau khi nhận được thông báo khách hàng mất mã vận đơn thì trách nhiệm của đơn vị vận chuyển là phản hồi lại thông tin giúp khách hàng yên tâm. Quy trình kiểm tra lại mã vận đơn diễn ra như sau:

  • Tiếp nhận thông tin của khách hàng về việc mất mã vận đơn
  • Tiến hàng kiểm tra tình trạng đơn hàng của vận đơn đó để có hướng xử lý phù hợp.
  • Xác thực thông tin của đơn hàng.
  • Tiến hành niêm phong hoặc tạm hoãn vận chuyển với đơn hàng bị mất vận đơn nếu thấy cần thiết.
  • Yêu cầu khách hàng thực hiện một số thủ tục liên quan hành chính để hoàn thành yêu cầu cấp lại vận đơn.
  • Hỗ trợ khách hàng bằng việc cung cấp thông tin về tình trạng đơn hàng để khách hàng yên tâm.
  • Sau đó là tiến hành cấp lại vận đơn theo đúng quy trình thủ tục pháp lý cũng như chính sách quy định của đơn vị vận chuyển đó.